La loi d’Illich, formulée par le philosophe et penseur Ivan Illich dans son ouvrage Énergie et équité (1973), désigne un principe selon lequel, au-delà d’un certain seuil, un outil ou une technologie devient contre-productif, c’est-à-dire qu’il produit l’effet inverse de celui pour lequel il a été conçu.

Illich s’est d’ailleurs inspiré du travail de Turgot en 1748 : 

En doublant la quantité de travail agricole on ne double pas la quantité de blé produite

Selon ce principe, au-delà d’un certain point, les méthodes et outils censés améliorer la productivité et la concentration peuvent, en réalité, devenir contre-productifs et détériorer ces mêmes facultés.

Impact sur la concentration

Les journées longues avec notamment des réunions (en présentiel ou non) sont contre-productives en termes de concentration :

• Diminution de la productivité : Au-delà d’un certain seuil de temps passé à travailler sans interruption (généralement autour de 4 à 6 heures pour une attention soutenue), la productivité et la concentration diminuent. Le cerveau a besoin de pauses pour se reposer et se régénérer. Travailler sans relâche finit par entraîner une fatigue cognitive accrue.
• Boreout et burnout : La sur-stimulation ou, à l’inverse, l’épuisement par la monotonie des tâches répétitives peuvent entraîner le « boreout » (ennui professionnel) ou le « burnout ». Ces états mentaux entraînent des difficultés majeures de concentration, une baisse de motivation, et une réduction drastique de la performance intellectuelle.

Comment retrouver la maitrise de son temps ?

Illich a proposé le concept de “boîtes à temps”. Ces “boîtes” recueillent et décrivent des façons d’organiser le temps pour que l’activité soit le moins possible affectée par la fatigue.

Des boîtes à temps pour soi : la technique Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps créée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle vise à améliorer la concentration et la productivité en alternant des périodes de travail intense et des pauses régulières. Le nom « Pomodoro » (tomate en italien) vient du minuteur en forme de tomate que Cirillo utilisait pour chronométrer ses sessions de travail.

Principe de la méthode Pomodoro :

La méthode repose sur des cycles appelés Pomodoros, qui sont des sessions de travail de 25 minutes, suivies d’une pause courte. Voici les étapes classiques :

Étapes de la méthode Pomodoro :

1. Choisir une tâche à accomplir. Il peut s’agir de n’importe quel type de travail : rédiger un rapport, coder, étudier, etc.
2. Régler un minuteur pour une période de 25 minutes (un Pomodoro).
3. Travailler de manière concentrée pendant ces 25 minutes, en évitant toute distraction. Cela implique de se déconnecter des notifications, de ne pas consulter son téléphone, etc.
4. Quand le minuteur sonne, prendre une pause courte de 5 minutes. Pendant cette pause, il est conseillé de se lever, s’étirer, marcher, ou faire quelque chose de relaxant.
5. Recommencer le processus pour un nouveau Pomodoro (cycle de 25 minutes). Après 4 cycles (soit environ 2 heures), prendre une pause plus longue, de 15 à 30 minutes.

Cycle d’un Pomodoro :

• 25 minutes de travail concentré
• 5 minutes de pause courte
• Après 4 cycles, une pause longue de 15 à 30 minutes

Des boîtes à temps pour tous: journées sans réunion

Les journées sans réunion (ou « no-meeting days ») sont devenues une pratique de plus en plus courante, notamment pour des raisons liées à l’efficacité, la productivité et le bien-être des employés. Ces journées consistent à réserver certains jours de la semaine où aucune réunion n’est planifiée, afin de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches en profondeur.

Exemples d’entreprises adoptant cette pratique 

Des entreprises comme Google, Facebook et Atlassian ont réussi à mettre en place des journées sans réunion, le concept a ainsi gagné en popularité :

• Shopify a institué des journées sans réunion pour favoriser un environnement de travail où les employés peuvent se concentrer sur des tâches importantes sans interruptions constantes.

• Asana encourage des journées « no-meeting Wednesdays », avec l’idée que ce jour de la semaine est consacré exclusivement à la productivité individuelle.

Les avantages de ces journées

Les réunions, bien qu’importantes pour la coordination et la collaboration, interrompent le flux de travail et morcèlent les journées. Cela nuit à ce que l’on appelle le « deep work » (travail profond), c’est-à-dire le temps où les employés se concentrent sur des tâches complexes sans être distraits. En supprimant les réunions un jour ou plusieurs jours par semaine :

• Les employés peuvent consacrer de longues plages horaires à des tâches importantes sans interruption.
• Ils ont l’opportunité de se plonger dans des projets créatifs ou analytiques nécessitant une attention soutenue, sans devoir passer d’une réunion à une autre.

Par ailleurs, elle consomment de l’énergie mentale et peuvent créer une surcharge cognitive. Cette surcharge se manifeste par la difficulté à traiter efficacement l’information lorsque l’on est constamment sollicité, que ce soit par des échanges dans les réunions ou par les préparations qu’elles impliquent.

• Trop de réunions rapprochées laissent peu de temps pour digérer l’information, prendre des décisions, ou exécuter des tâches pratiques.
• Les journées sans réunion permettent à tous de récupérer mentalement, ce qui améliore la capacité à se concentrer sur les priorités.

Les réunions constantes peuvent provoquer du stress et nuire à l’équilibre travail-vie personnelle, car elles forcent parfois les employés à rattraper le travail « réel » en dehors des heures de bureau.

• En instaurant des journées sans réunion, les entreprises reconnaissent la nécessité de pauses mentales et de temps non structuré. Cela permet de réduire le stress lié à des journées trop remplies.
• Les employés peuvent se concentrer sur des tâches importantes à leur propre rythme, ce qui améliore à la fois leur bien-être et leur satisfaction professionnelle.

Ironiquement, en réduisant le nombre de réunions, leur qualité tend à s’améliorer. Lorsque les réunions sont planifiées à des moments spécifiques et moins fréquentes :

• Les participants sont plus susceptibles de venir préparés, car ils ont eu le temps de réfléchir aux sujets à aborder.
• Les réunions deviennent plus concises et ciblées, car le temps alloué est perçu comme plus précieux.
• Cela incitent également chacun à réévaluer la nécessité des réunions en général et à réduire les réunions inutiles.

En synthèse

Les journées sans réunion visent à créer un équilibre entre la collaboration nécessaire aux projets d’équipe et le temps de concentration individuel. Elles répondent aux défis de la surcharge cognitive et de la fragmentation des tâches, tout en encourageant un travail plus autonome et efficace. Ces journées permettent aux employés de mieux gérer leur temps et leur énergie, tout en améliorant leur bien-être et leur satisfaction au travail.

Pour aller plus loin

Quels sources sur ce sujet :

• La loi d’Illich: le seuil de la productivité négative
• Une pause de 5 minutes permet d’améliorer l’attention et la concentration
• Gestion du temps et des taches au regard des neurosciences
• La Technique Pomodoro
• J’ai testé pour vous : trois semaines sans réunion
• Comment les journées sans réunion peuvent-elles améliorer la productivité de votre équipe ?